基于会计电算化的会计档案管理工作分析

　　摘要：会计档案管理工作对单位的稳定运行有重要影响, 由于我国经济的不断发展, 单位内财务管理的工作量也逐渐增加, 对会计档案管理工作提出了更高的要求。基于此, 本文从会计电算化条件下的会计档案管理工作中存在的不足出发, 分析了电算化会计档案的特点, 并提出提升工作人员综合能力、完善会计管理制度和重视安全网络管理等措施, 以期为提高单位档案管理工作提供帮助。

　　关键词：会计电算; 会计档案管理; 网络安全管理; 防火墙;

　　传统会计档案管理主要包括人工造册、归档以及制定借阅手册等, 同时销毁一些过期的会计档案还需严格遵守销毁流程。该方式需要大量的人力和物力, 在管理过程中, 工作人员还容易出现管理差错、档案丢失等问题, 从而严重影响单位财务管理安全。会计电算化在会计档案管理工作中的不断应用, 不仅大大减少了人力和物力投入, 同时还有利于提高档案管理的安全性和准确性。

　　1 会计电算化条件下会计档案管理工作存在的不足

　　1.1 会计人员专业能力不高

　　随着现代科技的不断发展, 会计电算化在单位会计管理工作中的应用越来越多, 并且随着相关技术人员不断增加, 会计档案管理工作也逐渐朝着规范化和系统化的方向发展。但是, 目前部分单位的会计档案管理工作仍存在一些问题, 具体表现在以下几点。第一, 部分会计人员没有经过专业的技术培训或短期的培训就开始上岗, 导致会计管理人员虽然简单掌握了一些办公软件和财务管理软件的操作方式, 但是对计算机的硬件和软件了解非常少, 一旦出现问题很难及时采取正确的处理措施。第二, 部分会计工作人员不重视软件更新后的相关功能, 在工作过程中仍然采用传统的工作方式, 很难保障工作效率和质量。第三, 招聘会计人员的方式过于单一。部分单位经常在一些大型招聘会中招聘相关会计人才, 容易忽略其他渠道, 同时在招聘过程中过于注重人才的专业技能, 而忽略人才的成长性, 因此在档案管理工作中经常出现员工不能胜任工作的情况。

　　1.2 会计档案管理工作的安全性难以得到保障

　　随着网络犯罪率不断升高, 采用电算化技术开展会计管理工作极易出现安全问题, 从而会威胁单位的信息安全。计算机网络安全主要指数据和财产的安全性和保密性, 在日常工作中经常出现黑客攻击、网络瘫痪以及数据库被非法入侵等, 从而造成财务信息丢失、泄露以及损坏等。其中, 网络攻击对数据安全造成的危害最大, 一些不法分子在网络上获取的信息不仅对单位和个人的财产构成安全隐患, 同时还会泄露个人隐私, 进而会给单位和个人带来损失。

　　2 电算化会计档案的特点

　　电算化会计档案的内容包括以下几个方面:一是从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案;二是以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、以电子数据状态保存的包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库;三是会计电算化软件系统名称、版本号, 与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料等。与传统的财务档案相比, 电算化会计档案具有以下特点。

　　2.1 扩大电算化会计档案归档的范围

　　电算化会计档案不仅能够保管传统意义上的由计算机财务软件输出的纸质会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料, 还能保管脱离计算机系统存储在光盘、磁盘等介质上的电子会计档案, 以及会计数据库、计算机操作系统及网络操作系统型号、会计电算化软件系统名称、版本号, 与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料等, 扩大了会计档案的管理范围。

　　2.2 节省人力、物力

　　电算化会计档案能够更方便、快捷、准确地保管会计资料。财务人员在存储和调阅电算化会计档案信息时, 在对以往几年的财务数据进行分析时, 可以利用计算机财务软件, 或部门局域网平台进行查阅、运用财务数据, 能够在短时间内准确、迅速地获取相关信息, 为领导决策、业务部门项目管理等方面提供财务依据。同时, 会计电算化档案能够节约人力、物力, 提高了工作效率。

　　2.3 对存储的环境和条件有更高的要求

　　电算化会计档案改变了传统会计档案的存储介质, 一般存储在磁盘、光盘等介质上, 对存储的环境和条件有更高的要求。一是归档载体应作防写处理, 不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放, 做到防尘、防变形。二是对环境温度要求较高, 应控制在14℃～24℃, 相对湿度控制在45%～60%。三是存放时应注意远离强磁场, 并与有害气本隔离。因电算化会计档案具有系统依赖性, 只能在特定软硬件环境的支持下才能打开, 还具有已毁损难查痕迹的特点, 所以电算化会计档案的安全性、完整性更高。

　　3 会计电算化条件下做好会计档案管理工作的对策

　　3.1 提升工作人员的综合能力

　　为了有效提高会计档案管理工作的安全性和有效性, 单位需要不断提升会计管理人员的综合素质, 不断提升其会计专业技能水平。第一, 根据实际运营情况定期组织会计管理人员专题会议, 着重培养会计工作人员的理论知识和操作技能, 以此提高其专业能力。同时, 单位应定期选拔一些学习能力较强的会计人员外出深造或参加一些大型交流会等, 使其能及时发现工作中存在的不足, 并积极改善, 提高工作能力。第二, 注重引进高素质人才。单位在招聘人才时应拓展招聘渠道, 例如除了采用智联招聘、58同城等网络招聘方式, 还可以在各地区大型招聘市场设立招聘岗位, 从而吸纳更多高素质人才加入, 为本单位注入新鲜血液。第三, 制定会计财务人员考核制度。单位可通过工作业绩和工作能力测评确定财务人员的考核成绩, 同时将考核成绩与会计人员的薪资、福利待遇等挂钩, 以此调动会计工作人员的工作积极性。第四, 在电算化系统快速发展的背景下, 为了提高会计档案管理工作质量, 除了提高会计工作人员的专业技能外, 还需要培养会计工作人员的责任意识和安全意识。基于此, 单位应让会计档案管理人员真正明白档案管理对单位发展的重要性。

　　3.2 完善会计档案管理制度

　　在档案管理工作中, 企业采用科学的管理制度不但能提高会计档案管理效率, 同时还能保证财务信息安全。完善会计档案管理制度要做好以下工作。第一, 在电算化系统开发和应用过程中, 企业需要严格按照正常操作流程开展工作, 并且在打印数据前需要妥善管理副本, 同时分类保管现金日记账、总分类账以及记账凭证等, 以此提高相关资料的管理质量。此外, 会计档案管理人员需要按照审计、税务等相关部门的要求, 对报表和账簿等进行科学整理。第二, 对于一些比较重要的账簿则需要根据要求按月、季度以及年等进行打印、封存和收档;对于一些涉及大笔现金、业务往来的账簿则需要及时进行审核、记录, 避免出现操作失误现象。第三, 对于一些比较重要的财务信息除了做好纸质档案记录外, 还需要做好电子档案记录, 并采用一些质量较好的光盘记录档案信息, 并在年终整理和归类所有的档案信息, 然后交由负责人进行妥善管理, 从而便于以后查询和阅读。第四, 为了落实以上管理措施, 单位还需要根据实际情况制定归档管理制度, 要求所有管理人员严格按照规范流程开展财务档案管理工作。

　　3.3 重视计算机安全网络管理

　　会计电算化虽然有利于提高会计管理的质量和效率, 但其中也存在潜在危险, 因此, 单位需要及时制订相应的改善方案, 以此确保单位会计管理工作顺利开展。首先, 单位需要根据档案会计管理工作的实际情况, 定期更新和完善电算化系统, 并采取防火墙、杀毒软件、更新登录密码等措施, 提高会计档案管理的安全性, 避免档案信息出现泄漏、丢失等现象。其次, 加强对内会计档案资料管理, 例如微缩胶片、光盘等在没有得到相关部门负责人允许的情况下不可私自带出、外借和私用, 加大相关档案的管理力度。再次, 档案管理工作人员在工作中应严格按照国家档案局相关要求对档案进行管理, 创建完善的电算化系统管理制度, 按照管理要求对相关档案进行分类著录和编号, 同时还需要对一些纸质档案做好防潮、防腐蚀等处理, 避免出现档案丢失和破损现象。最后, 加强软件和硬件设施管理, 减少档案管理资料丢失现象。

　　4 结语

　　单位会计档案中详细记录了经济往来的具体信息和数据, 对单位稳健发展发挥着指导性作用。在日常工作中, 会计档案管理人员需要严格遵守档案管理工作的流程, 同时, 单位还应采用设立防火墙、更新杀毒软件以及更新登录密码等方式, 确保档案管理工作的安全性, 促进单位财务管理实现可持续发展。

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