探讨让本科论文格式修改更方便的小技巧

　　引言

　　关于毕业论文的格式，已经不是一个新问题，很多资料都有非常详细的讲解。在这里就从带毕业论文的实践中从一名教师的角度来谈一下编辑技巧和“八步格式化”。

　　1、本科毕业论文格式的重要性

　　很多学生第一次写毕业论文往往有盲目性和轻视心理。不知道如何入手写论文，也不清楚格式要求。加之临近毕业都在忙着找工作或者到处找实习单位，而无暇顾及编写论文，最后往往导致论文不合格，重新答辩。

　　1.1、本科毕业答辩强调是应用

　　其实本科生毕业论文对内容要求并不高。毕业设计不是去研究一个新东西或者一个新课题，而是用大学四年学到的知识去完成一个工作或者一个项目。它属于应用型论文。既然是应用型论文，本科毕业论文的题目往往都是很多年前就有的，而且是很常见的。所以论文资料从各种途径获得是必然的，格式也是多样的。

　　1.2、本科毕业答辩重视的是论文格式

　　应用型论文就注定了这种论文对格式的要求特别突出。所以就本科的毕业论文来说，格式是重中之重，必须认真对待。在获取论文资料时，最常见的莫过于网络，网络上能搜索到很多有用的资料供编写论文使用，这也节省了大量工作，但是需要注意的是网上资料的格式也是五花八门的，需要统一的整理和规范化。一个格式规范的毕业论文，答辩通过率大大超过格式不规范的毕业论文。

　　2、论文格式

　　每个学校都有论文格式要求，但是大致都是一样的，都是参照国家论文标准制定的。东昌学院也有专门的论文模板文件：“本科毕业论文（设计）参考模板”。

　　在模板上有非常详细的格式要求，在这里不再做叙述，只指出一种格式的修改技巧，能让论文规范化事半功倍。这是以论文内容必须充实为前提的。在内容达标之后开始对整篇论文进行“八步格式化”。

　　第一步：新建一个空白 WORD 文档，按论文要求设置页边距和装订线距离。并选中“应用于整篇文章”点“确定”。

　　第二步，把编辑好的论文封面复制到空白文档内，并在结尾处插入“分节符——下一页”。注意：论文封面必须严格按照模板格式（最好直接在模板上修改）。

　　第三步，在分节符后面的新页上生成目录：“插入”——“引用”——“索引和目录”选择“目录”选项卡，一般只选择生成到3级标题。点确定就可自动生成目录，然后再次插入“分节符——下一页”。

　　这时候生成的目录还是空白。

　　第四步，把中文摘要和英文摘要复制到分节符后面的新页上。修改好字体字号和段间距，并在摘要后面再次插入“分节符——下一页”。

　　第五步，把论文正文粘贴到后面的新页内，包括结语、参考文献和致谢部分。

　　第六步，添加页眉页脚。“视图”——“页眉和页脚”在里面输入指定内容设置好字体即可。需要注意的是，在每一个分节符后面页眉和页脚都可以重新设置。也就是说，在同一篇文章里允许设置不同的页眉和页脚内容和格式。比如有的学校要求摘要部分的页码要用罗马数字，而正文部分用阿拉伯数字；还有的要求每个章节的页眉都是必须是章节名，等等都可以用插入“分节符——下一页”的办法实现。

　　另外一点就是页码的输入问题。页码可以只输入第一页的数字，而后面的页码可以用页码选项“断续前页”来实现。

　　第七步，利用格式刷迅速格式化文章。修改好论文的一个二级标题（一级标题是论文题目）双击格式刷，然后把所有的二级标题都刷一遍；然后修改好一个三级标题，再双击格式刷把所有的三级标题都刷一遍；修改好一段正文内容格式，双击格式刷，把 所有的正文内容都刷一遍（注意不要刷到标题）。到此为止论文正文格式应当相当规范了。

　　第八步，更新目录。返回论文目录，因为修改格式段落的原因，页码肯定会发生变化，所以必须在论文修改结束后更新目录。在目录正文上点右键，选择“更新域”新目录便会生成。

　　这样整篇论文就完成了。

　　3、几点注意事项

　　（1）论文页边距、行距、字体、字号、段前距、段后距必须一致（标题单独编辑）。这一点通过新建文档设置页面属性和利用格式刷来统一全文来保证格式。

　　（2）论文目录最好自动生成，不能手打。手打的目录修改起来很不方便。

　　（3）论文每个章节起始要另起一页。

　　在编写论文内容的时候就要注意尽量让每个章节都处在一个新页开头。如果不能保证这一点，请利用分页符实现。

　　（4）论文内不要出现连续多余空格和回车。当需要换页时请利用分页符，而不要用连续的回车。

　　（5）一般不设4级标题，如果出现则用固定数学符号表示。尽量统一标题格式，和项目符号，一旦使用一种格式便要始终如一，不能随意更换。

　　（6）论文必须有页眉、页角（首页除外）。首页不显示页眉页脚可以通过“页面设置”——“版式”选项卡里的选项“首页不同”来实现。

　　（7）论文结论部分要体现出自己的研究结果。因为一篇论文如果没有结论就不能算作是论文，所以最后要对论文加以总结，形成结果。

　　（8）论文参考文献至少包含12部教材或资料，最好包含4 部外文资料。格式如下：

　　[1]作者1, 作者2 等. 论文名称。论文刊物，出版年份, 卷号（期号）:起止页码例如：

　　[2] 李某某,张某某.金属电极陶瓷电容器研究.某某导报，2008,17(10):41-43

　　4、几点技巧

　　（1）作为指导教师，在审核毕业论文时，经常用“文档结构图”和大纲视图查看论文，可以很方便地查看各章节，并可以发现论文标题错误。所以学生在写好论文后不妨自己用这两种视图检查一遍，来减少修改次数。

　　（2）在修改论文时，可以多用格式刷，能节省大量时间。

　　（3）在写论文时要注意保存文档，设置自动保存时间，并保存备份文件，以防止文件损坏的情况发生。

　　5、结语

　　本科生的毕业论文格式问题在毕业答辩中占据着重要地位，必须认真对待。在实践中发现的一些技巧和方法如果能归纳利用起来，势必对论文编辑和规范化起到一定作用。