当前，国家新闻出版管理部门正在大力推进出版物标准化管理，同时组织开展学术期刊认定工作。在此情况下，档案期刊的作者和编辑在学术论文的写作与编排中，都应该自觉遵照和执行国家已有的相关标准和规范，共同促进学术论文与学术期刊的规范化。鉴于目前一些档案期刊论文的作者和编辑不熟悉学术期刊论文写作与编排的基本规范，笔者在此谈谈自己的一些认识和体会，谨供作者和同行参考。
　　
　　总体来讲，社科类学术期刊的论文（以下简称学术论文）属于论说文，其文体结构不同于一般的议论文、说明文、科技报告等，有其特定的标准格式和规范要求。因此，在学术论文写作与编排中，作者和编辑都应严格遵照国家有关部门制定的相关标准和规范，不能想当然地按自己的写作和编排习惯随意行文、编排。
　　
　　学术论文的文面结构通常应具备13个基本要素，按编排顺序依次为：题名、作者署名、作者单位（包括单位、地名、邮编）、摘要、关键词、中图分类号、文献标识码、文章编号、正文、序次语、注释（可选项）及参考文献、课题名称及编号、作者简介。此外，作者原稿中还应注明联系方式（电话、E-mail、详细地址、邮编等）。这些都是学术论文文面结构中应具备的基本要素。当然，原稿中最好还应有英文题名（title）、英文摘要（abstract）和英文关键词（keywords）供编辑选用。下面，笔者根据学术论文的文面结构，将其分为文头、正文、文后三个部分，对学术论文应具备的基本要素及其规范要求作分别介绍。
　　
　　一、文头部分。
　　
　　学术论文的文头部分一般应包括题名、作者署名、作者单位、摘要、关键词、中图分类号、文献标识码、文章编号等要素，其基本格式和规范要求为：
　　
　　1.题名。
　　
　　学术论文题名的拟写应做到简明、具体、确切、得体，能概括论文论述的特定内容，符合编制题录、索引和检索工具的有关原则。此外，题名中应尽量避免使用非公知公认的缩略语、外文字符、代号等。
　　
　　2.作者署名及作者单位。
　　
　　关于学术论文作者署名及作者单位的标注，一般应注意以下几点：
　　
　　（1）学术论文均应有作者署名，署名置于题名下方居中位置。
　　
　　（2）学术论文的署名可以是1个作者独立署名，也可以2个或多个作者联合署名，还可以集体署名（如署某课题组的名等）；可以署作者真实姓名，也可以署作者笔名，但通常都是署作者真实姓名，特殊情况除外；集体署名的文章，其执笔人或整理人，也可标注于篇首页地脚位置以横线与正文隔开。
　　
　　（3）学术译文的署名应是着者在前、译者在后，着者前用方括号标明国籍；各种补白性学术文摘等，亦可将作者姓名加圆括号标注于正文末尾。
　　
　　（4）多位作者的署名之间应用空格或逗号隔开；不同单位的作者，应在姓名右上角顺序标注（上标）不同的阿拉伯数字署名序号，并在其单位名称之前加注与署名序号相一致的序号；两个以上作者单位之间连排时应以分号隔开。
　　
　　（5）对署名作者应标注其工作单位全称、所在省区、城市或县名（省会以上城市可省去省份），注明邮编，并加圆括号将其置于作者署名下方居中位置。
　　
　　作者的署名权受《着作权法》保护，具体如何署名依作者的意愿而定，任何人无权干涉，但同时又要受法律约束，不能随意侵害他人或集体的署名权。
　　
　　3.摘要。
　　
　　摘要是作者对论文主要内容或主要观点的简要表述，要求简练、准确、概括性强，能客观、具体地反映全文的重要而有新意的主要观点，并给予客观、具体的陈述；应避免带主观性和情绪化的评论口吻和脱离具体内容的解释说明。也就是说，摘要是一篇具有独立性、自含性的完整短文，是论文主要观点的直接表述，一般不应有作者的主观评价和解释说明性文字。因此，拟写摘要应注意以下三点：
　　
　　（1）摘要应具有独立性和自含性，即能使读者不必阅读论文的全文，就能直接获得该文最主要的内容信息。摘要的内容应包含论文的主要观点，重点是论述对象和结论，即重在导读，以供读者通过摘要确定有无必要阅读全文。
　　
　　（2）中文摘要字数一般为200字左右，英文摘要一般要求实词在200个左右，如有特殊需要，字数可以略多，但以简洁明确为原则。
　　
　　（3）不要把论文的“摘要”写成“内容简介”的形式，更不要写成图书的“提要”.拟写摘要的要求是用高度概括性的语言把一篇论文所包含的主要信息或中心思想直接表述出来，尽量避免使用简介和自我评价式的语言。如：“本文根据……，分析了……，研究了……，提出了……，具有……意义”等，写了一大串，却反映不出具体的实质性内容。
　　
　　按照有关规定，在学术期刊公开发表的论文，都应编写摘要。摘要位于作者署名的下方，中文摘要前以“摘要：”或“[摘要]”作为标示，英文摘要前要以“Abstract:”作为标示。
　　
　　这里需要说明的是，英文摘要目前属于可选项，只有教育部关于高校学报论文的编排规范中有所要[1]求，而在《文摘编写规则》（GB/ T6447-1986） 中对此没有明确规定。因此，作者如有能力在原稿中编写更好，无能力编写则可省去，留给期刊编辑根据编发需要决定是否有必要替你编写。
　　
　　目前，一些期刊编发的学术论文中，正文前面虽然也有所谓的“摘要”,而其实是“内容简介”、“提要”或者不伦不类的文字。之所以会出现这种情况，是因为有相当一部分作者和编者把“摘要”与“简介”、“提要”混为一谈，因而在编写摘要时不得要领。
　　
　　4.关键词。
　　
　　关键词，也称主题词，是指从论文的题名、摘要和正文中选取的具有实际检索意义的学科专用名词或名词词组，并在论文中有明确的出处。
　　
　　（1）关键词的标注要求。
　　
　　关键词的标注应体现学术论文的主要内容，具有语义性，并应尽量采用《汉语主题词表》《世界汉语主题词表》或各专业主题词表提供的规范词汇标注。
　　
　　（2）关键词的标注方式。
　　
　　一般应选取3-8个关键词，用显着的字符另起一行排列在“摘要”的下方，中文关键词前以“关键词：”、“关键词”或“【关键词】”作为标示，各词之间用分号“;”隔开；若标有英文关键词，中英文关键词应逐一对应，英文关键词前以“Keywords:”作为标示，另起一行排列。
　　
　　（3）标注关键词的目的。
　　
　　关键词是对揭示学术论文的中心内容具有实质检索意义的词汇，其标注目的是用作计算机系统标引论文的内容特征，便于信息集成系统汇集同类内容的论文，以供读者检索。因此，从论文中提取的关键词应是经过规范化的词或词组，在提取、确定关键词时要对论文进行主题分析，选取准确、恰当的词或词组作关键词，并依照标引和组配规则将其转换成主题词表中的规范词语。
　　
　　一般来讲，学术期刊中3000字以上的学术论文必须标注中文关键词，但英文关键词则可根据需要决定是否标注。尽管目前英文关键词仍属于可选项，在学术论文写作和编排中可标可不标，但如果有能力标注，还是标注上为好，毕竟是公开发表的学术论文，应考虑到国际同行的检索需求。