基于信息化环境的财务会计工作流程优化研究

　　摘要：信息化环境下进行财务会计工作流程优化, 能够有效提高财务会计管理工作的质量和效率, 提出了日常账务处理优化方案, 应收应付账款管理流程, 资金计划和账户管理流程等的工作流程优化路径。根据以上工作, 针对信息化环境的财务会计工作流程优化给出了建议, 并从人员培训、组织保障以及风险控制三个方面制定了保障措施。

　　关键词：信息化环境; 财务会计; 流程优化;

　　财务会计管理是现代企业管理的核心, 财务会计绩效是企业运营所有环节的集中体现, 而财务会计信息化则是企业财务会计管控的有力工具。我们当今处于信息化环境下, 企业信息化需求的不断增多, 信息化建设的财务会计管理活动日益复杂, 涉及大量耗费支出、费用核销以及资产形成等财务会计管理业务。然而, 目前一些企业的财务会计信息无法共享, 对一些核心数据的传递通常采用手工渠道来完成。企业各个部门之间、子公司、分公司之间不仅对数据的统计方式不同, 且数据在传输过程中也表现出传输不透明现象, 无法实现对相关数据资源的共享与查询, 严重制约了整个企业的发展。要解决这一现状, 核心是进行财务会计工作流程优化, 在信息化系统支持下, 企业整合优化资金管理、会计核算、日常账务等工作流程, 提高信息化财务会计管理工作的质量和效率, 已成为亟待解决的问题。

　　一、信息化环境对财务会计工作流程的影响

　　(一) 财务会计数据输入形式

　　在实施信息化的企业环境中, 有一点重要的不同就是财务会计数据的输入形式。首先是原始凭证。书面形式的原始凭证逐渐退出舞台, 取而代之的是各类电子凭证, 如网上银行交易凭证、各类机打票据、系统自动记录的数据等等。其次是业务相关原始凭证的发起点将产生于直接发生数据的业务部门, 如营销部门、采购部门等, 而非传统的财务会计部门。再次是记账凭证。数据输入形式、凭证生成形式均发生了变化, 记账凭证由信息系统自动生成。传统财务会计岗位的设置将会发生变化, 会计凭证的处理流程将会重新建立, 数据资料的生成与管控也将面临新的模式。

　　(二) 财务会计数据处理内容

　　会计信息应该是客观、真实的, 且不具有针对性, 对所有信息使用者来说, 会计信息都应该是有效的、公开的。数据库信息在信息化的环境下, 反映企业全部的经济活动事项, 数据为整个企业所共享, 这些数据没有经过以会计要素为标准的分类、归纳。

　　随着网络技术、计算机数据处理功能的不断完善和数据库技术的日益发展, 财务会计工作由原来的以日常核算、做账报税为主, 发展为参与企业管理, 用既有财务会计数据的分析为决策提供信息支持。会计数据的收集和处理不再受到时间和地域的限制, 远程核算得到了应用, 实时监管成为了可能。

　　(三) 数据处理流程

　　实施信息化的企业中, 数据处理流程的方式有很大不同。从数据处理流程的起点看, 凭证输入点不再由财务会计部门唯一担当, 而是扩展至各项业务源头, 由此可见业务数据的准确与否直接关系到数据处理能否准确。只要计算机保证足够的稳定性和安全性, 内部数据处理的准确性可以得到有效的控制。换言之, 只要对输入的准确性有足够的把握, 那么数据处理和输出结果的准确性就能得到保障。因此, 即使不经过人工对账和审核, 原始数据也可以作为计算机内部处理流程的直接依据。

　　(四) 内部控制管理

　　企业实施信息化以后, 会计数据将以电子数据的形式直观反映, 并在规范化的流程中进行日常业务处理和事务管理。传统上的以各个部门为节点的管控模式将退出舞台, 随之而来的是通过内控制度来确保信息安全、可靠, 利用具体的制度明确职责分工、审批权限和事务管理。届时, 内控的保障措施将通过计算机处理技术进行实施, 对操作进行口令控制、对数据实行加密保护、对数据进行实时检测等。随着会计信息化的发展, 内部控制的范围最终将从组织内部延伸到整个社会。

　　二、信息化环境的财务会计工作流程优化路径

　　(一) 日常账务处理优化方案

　　我国许多财务部门只具备基础的会计电算化软件, 既无法与业务发生部门直接建立数据联, 也无法实现凭证的实时传递。此外, 由于原始凭证流转周期长、会签部门多, 对费报销的进度也造成不可小觑的影响。针对现有账务处理流程中存在的问题, 在流程优化实施中, 应将系统自动处理与现部门间数据共享为核心, 对账务处理流程做出如下优化:

　　1、审核环节由线下手签升级为线上审批。明确审批权限、设定权限类别, 使凭传递更具实效性;

　　2、在后台对原始单据必填项进行升级, 与会计科目关联, 提高业务效率;

　　3、精简会签部门, 缩短原始凭证流转时间。

　　(二) 应收应付账款管理流程

　　通常情况下, 应收、应付账款的管理由财务部门负责。这种单一权责的模式, 忽了业务部门在款项收付过程中的主动地位, 弱化了财务部门与业务部门的沟通反馈。针对这种现象, 优化流程的制度中, 应设立以财务部门为主、业务部门共同参与的具体化细则。如此一来, 各方相互协作、共同监督, 达到提升管理效率的效果。具体来看, 财务部门的职责在于控制应收、应付账款的额度, 以避免产生大量呆账、坏账、死账的风险;业务部门作为款项发生源, 掌握着相关的客户信用评价、市场定位需求等, 这些信息对于分析账龄、评价风险等方面有着重要价值。合理化的分工能够将应收、应付账款的管理更具实效性, 降低资金流动风险, 从而达到强化资金管理、提升经济效益的目标。针对现有流程中对应收、应付款项的管理, 对流程做出如下优化:

　　1、财务部门承担核算功能, 业务部门作为款项的发生源, 承担外部对接功能;

　　2、建立健全客户信用数据库, 订单信息由业务部门自动传递至财务部门, 缩短信息流转时间和审批程序, 方便业务部门进行催款处理, 提高回款能力;

　　3、财务部门对账款的额度和期限进行把控, 定期与业务窗口部门及时核销款项、确认信息。提前规划, 提高资金使用效率。

　　(三) 资金计划管理流程

　　目前, 企业资金计划面对两大困境:一是事先编制难以准确, 二是事中控制难以把控。资金计划的编制通常由财务部门独揽大权, 但财务部门只能够做到对管理费用、财务费用等支出合理把握, 具体到产品的收入、成本则无法掌握, 只能依照经验粗略估算, 这样一来就造成了资金计划的编制与实际执行不相匹配;二是事中控制难以把握, 例如审批制度松散, 款项拨付手续不齐备;资金计划贯彻执行力度不严, 计划外或大额支出频繁;应收账款催收不力;销售回款额度不足等等。总而言之, 资金计划没有真正落到实处, 无法对业务执行提供有力保证。针对上述情况, 对资金计划流程做出的优化如下:

　　1、明确资金计划编制的内在逻辑关系。大多数企业实行年度经营目标责任制, 以全年完成销售业绩为年度目标;企业会根据年度目标制定生产计划, 资金计划即是在此基础上制定的一系列支出计划、回款计划、融资计划。简而言之, 资金计划要与企业生产计划紧密融合。

　　2、将资金收支依照产品开发周期进行分解, 得出资金计划平衡表, 再对资金计划进行月度分解, 考核当月的资金盈余或缺口, 达到对资金计划的平衡。

　　3、引入全面预算管理体系。资金计划的编制应围绕产品开发的全周期, 执行过程始终与业务保持联动, 一旦出现异常, 应迅速发出预警提示, 及时更新资金计划。由此一来, 既列明了资金计划的来源, 又保证了与业务的紧密关联。

　　(四) 资金账户管理流程

　　目前, 公司本部及各子公司的资金账户管理流程存在的问题主要集中在新账户报批不及时、开立账户存在随意性、账户归集手续办理滞后等方面。因此, 对流程优化提出如下建议:

　　1、明确开户银行范围, 列示符合开户条件的银行;

　　2、缩短审批时间, 将开户审批由线下审批升级为线上审批, 财务部门及子公司在得到上级审批之后可直接进行账户开立筹备;

　　3、新设账户 (投资资金监管账户、融资贷款账户除外) 均需及时、主动办理资金归集手续, 将资金归集作为账户开立流程中的一环, 避免因缺乏有效监督而导致的账户归集滞后

　　三、信息化环境的财务会计工作流程优化的建议与保障措施

　　(一) 信息化环境的财务会计工作流程优化的建议

　　第一, 流程优化方案实施前, 在网络建设和系统开发完成后, 先试点进行, 再总结经验教训后, 逐步推开, 不要一下在过大的范围内铺开, 给正常的财务会计工作造成混乱, 确保过渡期的管理受控;第二, 对一些与财务会计联系紧密的重要流程, 不要轻易大量调整人员, 可以采取增配人手, 重新分工等方法解决一些操作上的问题;第三, 信息系统的开发要在财务会计流程再造前完善, 具备使用条件, 不宜在流程再造过程中不断修改信息系统, 给新流程的实施造成混乱;第四, 信息系统的开发要紧密结合工作现状, 具有可操作性, 同时由于财会基层操作人员计算机使用水平有限, 所有的系统交流平台尽量简便, 便于操作, 且功能尽量融合, 不宜子系统过多, 造成混乱;第五, 要加强各级人员计算机运用水平的提高, 企业各部门、各个分公司应能够独立完成各自管理数据的维护, 确保信息系统的正常使用, 确保各类数据得到有效传递和运用;第六, 财务会计流程的改造不要完全脱离既有流程, 要吸取既有流程中运作多年并取得的成果, 不宜全盘否定, 推倒重来。

　　(二) 信息化环境的财务会计工作流程优化的保障措施

　　1、人员培训。

　　信息化环境下财务会计工作流程优化, 各部门组织间的会计信息不对称, 财务会计制度很难在短期内做到统一化, 那么在部门间产生道德风险的可能性就会加大。要预防此类风险, 既离不开明确的制度保障, 如内部审计制度、财务会计管理制度和流程规范制度, 又要有统一的思想约束, 加强人员培训至关重要。

　　企业应在现有基础上创新培训方式方法, 针对企业领导层应推行“体验式”培训的方法, 锻炼实战操作能力, 充分理解信息化环境的财务会计工作流程理念, 转换成个人认识。增加培训的投入力度, 建设起现代化的培训基地, 优化多媒体教室、微机室、报告厅、图书室、活动室、学员宿舍等教学设施, 打造一个教学设施一流、教学资源丰富、学习环境幽雅、学习氛围浓厚的培训基地, 为“做实培训、做优培训”提供有力的硬件保障。根据培训的目标制定出对受训者的考核方案。一方面, 通过必需的考核方法检验培训活动, 实行后在对培训目标的实现程度进行考核, 为培训方案的优化提供依据;另外, 在必要的考核受训者过程中, 激发起参与培训的积极性和主动性, 提高培训实效。

　　2、组织保障。

　　财务会计工作流程信息化管理的顺利实施, 离不开事先的精细筹备组织。首先要抽调专业人员成立工作组, 对财务会计信息化的实施进行由始至终的监督管理, 其次要对企业内部现有的财务会计流程进行分析, 以顾客需要的为第一要务, 最后设计出一整套全新的财务会计流程, 在整个企业内部推广实施。

　　企业财务会计工作流程信息化管理的实施, 绝对不是一蹴而就、一步到位的改变, 因其将彻底颠覆企业员工已经适应多年的工作方式, 其中将涉及到的权力、利益不可小觑, 所以, 面对潜在的巨大阻力, 企业的管理层、领导者还需具备坚定的信心、付出不懈的努力, 才能确保财务会计工作流程信息化管理在企业内部顺畅实施。

　　3、风险控制。

　　财务会计工作流程信息化管理离不开风险管控, 可以从以下几个方面入手:第一, 依靠技术支持。通常情况下对于集中处理数据的保密性的做法就是通过设置口令、权限等来实现, 看似安全性得到了保障, 实际上随着计算机应用的普及, 越来越多的人员具备了较高的计算机应用水平, 想要潜入数据库修改数据并不是天方夜谭;第二, 依靠法律保护。在实施财务会计工作流程信息化管理之前, 所有的会计凭证、单据和报表都要经过逐级领导签字审批、经办人签字确认作为收付依据;单在网络化情况下, 传统签名方式被线上审批、签所取代, 此时法律对其的有效性认可成为业务流转的依据所在;第三, 依靠制度办事。要建立网络安全指引、财务会计工作流程信息化管理制度, 形成对网络系统的运维和保障, 并设定网络责任中心、分离岗位职责;第四, 依靠内审把控。要建立独立的内控审计部门、聘用专业专职的内审人员, 对组织内的信息化环境实施监管。对数据的查询和处理可以经内部审计人员通过鼠标操作来完成, 从而将监督工作由被动变为主动, 将事前预警作用充分发挥, 最终形成强化企业审计的监督机制。

　　参考文献
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