高校图书馆固定资产管理问题及应对策略

　　摘要：从工作实际出发, 分析高等院校图书馆目前资产管理的现状以及高校图书馆资产管理存在的问题, 论述资产管理的重要性, 并提出相应的解决方案和建议, 为高校图书馆在固定资产管理方面更上一个台阶提供参考和思路。

　　关键词：图书馆; 固定资产管理; 清产核资; 资产管理系统;

　　要完善各类国有资产管理体制，改革国有资本授权经营体制，加快国有经济布局优化、结构调整、战略性重组，促进国有资产保值增值，推动国有资本做优做大，有效地防止国有资产流失。高校图书馆的资产是国有资产的重要组成部分，也是事业单位从事各项活动的基础。加强资产的核算和管理是财务管理的一项重要工作。本文对资产管理存在的常见问题进行分析, 以此为依据, 提出加强清产核资工作, 减少资产流失、强化日常管理工作, 完善资产管理制度、强化资产管理的审计监督工作的有效对策, 旨在单位通过加强资产管理逐步获得更高的经济效益, 进而为学校的长远发展打下良好的基础。本文将从实际工作出发对图书馆的资产管理作些探究。

　　一、加强高校图书馆资产管理是大势所趋

　　高校的资产管理是高校教育事业发展的重要基础, 随着高等教育领域“双一流”重大战略的实施部署，各个高校在办学能力、科研水平及学生的综合素质培养等方面都有了显著提高，国家对高校的财政资金投入和支持不断增加。事业单位资产管理的难度和资本性支出固定资产的投入也越来越大。因此, 要想进一步推进助力高校双一流建设与改革发展, 就必须及时找出薄弱环节的问题提出相应的解决措施, 2019年1月1日起实行的新《政府会计制度》也对行政事业单位固定资产管理工作提出了新要求，其中新《制度》改革的四大亮点之一就是要摸清家底。清产核资准确的确认和计量是摸清“家底”真实情况的基础，强化财会会计功能，增强制度的可操作性。因此在新形势下就必须从根本上解决管理的问题, 不断完善固定资产管理制度，建立资产实物和价值管理部门联系机制，加强队伍建设，强化预算监督约束，努力提高资产管理水平。

　　二、当前在管理上存在的问题

　　2000年高校合并以来多数图书馆都分为几个馆区，馆舍总面积，各类阅览室，可用座位成倍增长，各类家具资产和办公设备也需要大量采购。校区地理位置跨度大，不集中。固定资产账账不符、账实不符是长期以来困扰各馆资产管理的问题，审计、检查多次提出整改要求。通过近几年的清产核资，固定资产基本实现账实相符。但是，由于部门之间管理脱节，信息不畅通，又出现了新的账实不符问题。尤其是设备、家具，由于台件数多、数据量大、变动频繁，保持账实相符难度很大。主要存在以下一些问题：

　　（一）制度不健全，变化太快，没有形成有效的内部控制体系

　　管理上水平，制度要先行。长期以来资产管理的意识在各单位的管理层中都比较淡薄, 重钱轻物, 重购置轻管理, 都认为国家的钱购置的东西只要没拿回家，都不是大问题。没有严格的规章管理约束机制和有效的监督和考核制度, 上有政策下有对策，怎么方便怎么来。也缺少必需的资产使用和管理职责挂钩的内部控制体系, 使得资产管理陷于混乱状态。

　　（二）资产利用率较低, 资产出现闲置现象，没有预算监督约束

　　预算是财政收支的计划，是管理财政收支的工具。资产在进行采购时, 没有结合单位的实际情况先预算制定长远的计划, 而是一味盲目采购, 导致购置的资产只注重短期需求, 资产利用率过低，出现闲置的现象。事后的监督约束机制几乎没有。当然有些临时性急需的购置，不过这类资产的比例不应太大，需控制在一定的范围之内。

　　（三）资产核查不清

　　清产核资中发现很多历史遗留问题：如资产登记的名称和条形码张冠李戴与实物不符，存在缺项、漏项等问题；在维修老馆和修建新馆过程中为抢时间和工程进度, 忽视了对物资的有效监管，出现了一小部分物资去向不明、损毁等问题；有些资产没有条形码；此外, 在清理过程中也发现存在老旧资产报废制度不健全的问题，账实不符，给资产清查及实物盘点造成很大的困难。

　　（四）人员配备不齐

　　很多单位资产管理人员都是办公室指派的，没有相关专业背景，办公室由于忙于日常工作，对资产管理人员也没有进行培训和交接，都靠自己在工作中摸索，一人兼任多职，资产数量巨大历史遗留问题多, 难以理顺，排查困难、管理任务繁重等问题。

　　（五）对国有资产管理的重要性认识不足, 管理意识淡薄

　　管理员身兼数职，对资产管理工作的积极性不高，相关人员更是缺乏定期、有效的业务培训和指导，资产管理规则思路不熟悉、操作不规范，资产管理意识薄弱, 往往会出现资产转移过程不办理相关手续，报废、调拨、捐赠没有统一协调，新购置的固定资产不按时粘贴条形码等现象，有账无物、有物无账的情况时有发生。

　　（六）存在一定数量的账外固定资产，账实不符

　　为了丰富馆藏，近年来，接受了一些社会人士的捐赠包括一些家具资产。其中，有些厂家因为长期合作关系赠送的一些家具没有及时入账或不入账，使资产游离于账外。还有一些个人的物品存放在单位也造成账实不符。

　　（七）资产管理与预算管理相脱节

　　各相关业务部门对资产管理和预算管理的认识度低，只考虑本部门的利益，对资产存量、变动情况不了解，只从自身发展考虑，争部门利益，都要用新的家具盲目提交申请，预算的编制存在形式化。由于配置标准也缺乏实用和前瞻性, 造成预算随意性较大，缺乏约束。在购置执行方面，作为财政全额拨款的事业单位，为加快资金支出进度，相关部门会加大有关固定资产的购置以提高预算执行率，而在资产购置的过程中往往是“重购置、轻管理”，固定资产重复购置、盲目购置的现象比较常见。

　　三、加强图书馆资产管理的措施

　　（一）加强固定资产管理人员的队伍建设，努力提高固定资产管理水平

　　图书馆在长期的发展规划中应将固定资产管理人员的队伍建设纳入其中。资产管理人员作为图书馆资产管理工作的主体，强化资产管理队伍建设、提高固定资产管理人员素质，对于实现固定资产的保值增值及防止固定资产的流失等意义重大。一是要加强学习培训，提升业务水平。可以请学校的资产管理部门的内行下到图书馆来进行相关业务方面的指导，还可以利用业务学习时间借助现代化的媒体平台进行资产管理知识的宣传交流，还可以到兄弟单位进行调研，学习其先进的经验。二是合理设置岗位总量，根据自身的发展水平和工作需求充实资产管理人员的编制岗位，专职和兼职相结合，统一领导，分部门管理，各负其责。

　　（二）做好定期清查固定资产的工作，加强对账外资产的管理，确保固定资产的完整性

　　清产核资是固定资产盘查的重要环节，高校图书馆应制订工作计划进行定期清点固定资产。及时掌握固定资产的使用情况、种类、数量以及是否有丢失、损坏或闲置等情况。固定资产的采购、验收、使用、保管、维护、调拨、赠送、报废等应严格按照固定资产管理制度办理，一旦发现问题及时上报，并采取措施予以补救。对闲置的资产进行调拨处理。完善固定资产管理的各个环节，确保固定资产的完整和安全，提高固定资产的利用率。

　　资产管理员应按照学校的要求和规定与学校相关的固定资产管理部门做好账物核查工作，各部门和分馆的固定资产管理员应利用固定资产管理系统定期对本部门的所有固定资产进行全面清查和盘点。

　　对账外资产的管理：避免出现各种造成账外资产的行为，根据《事业单位会计制度》的规定，接受捐赠、无偿调入的固定资产、无形资产等资产，在没有相关凭据、同类或类似资产的市场价格也无法可靠取得时，该资产按照名义价格1元入账。要对资产进行系统全面的清理与登记。对没有列入账内资产的账外资产排查原因，把账外资产全部列入预算内核算，按时办理相关的登记手续。做到账实相符，确保资产的完整与准确。

　　（三）为了提高责任意识，必须建立固定资产分级管理责任制

　　按统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理责任制要求，除全馆设立专门的资产管理员外，建立由图书馆各部室负责人部室内二级责任人的分级管理制度。各部室也应根据需要设置一至二级资产管理人员。管理人员必须熟悉掌握财产的性能状况，了解财产的使用年限。各部门若发生人员变动，资产管理员应及时调整相应的财产账目。各部门依据以下考评指标体系各负其责，随时接受检查与单位部门绩效挂钩。

　　四、结语

　　近年以来我校的资产管理已实现信息化互联互通，在全国高校中属于领先水平。财务处、国资办会同实设处、房产处、网信办对原有的资产管理流程进行了梳理，按照内部控制规范重新设计流程，并对资产管理信息系统和财务核算信息系统进行了更新、改造，实现了信息系统互联互通，数据资料共享共用，建立了设备、家具类固定资产账账相符、账实相符的长效机制。2017年新流程和更新后的信息系统具有以下优势：一致性。以往的资产数据和财务数据各自独立，资产归口管理部门根据师生申报验收建立和维护资产实物账，财务处根据经费报销建立和维护财务资产账。设备管理系统、家具管理系统和财务管理系统虽均已实现网络化管理，但系统间形成孤岛。资产实物账与财务资产账需要人工比对，时效性、一致性难以保证。2019年以来，财务与设备、家具管理部门进一步进行了账账核对，实现账账相符。在此基础上，将设备管理系统升级后与财务系统实现业务对接，家具管理系统更新并与财务系统实现对接，实现了信息及时交互，数据共享，保证了资产系统和财务系统数据长期、完全一致。准确性。以往资产管理系统不同程度的存在建账流程不规范、验收手续不到位、数据调整存在一定随意性的问题；财务报销方面也存在少做资产凭证、凭证填写错误、资产重复入账等问题。这些问题均导致了资产实物账和财务资产账原本的数据不准确。新的信息系统规范了资产验收、建账、报账、处置全流程，资产建卡、建账均根据验收结果自助或自动完成，并将相关数据推送到信息系统接口数据库，财务报销时记账凭证根据单据扫码系统调取建账数据自动生成，会计科目使用规范，避免了以前人工建账、手动输单的错误，也提高了工作效率。同时，资产管理系统可设置定期清查功能，若未完成资产自查工作，则无法进行新的申购，确保了资产账实相符。便利性。以往各院系师生购置设备或家具后，必须到资产管理部门排队办理资产建卡、领取标签，再拿着财务报账用的资产建账单据到财务处排队报账等。新的资产信息系统实现了自助建卡功能，师生可就近在自助终端上轻松搞定；2014年更新的财务信息系统也增添了网上报账功能，师生可以通过财务助理或投递箱递交报账单据，实现了“不见面、不定时”报账。新流程、更新的信息系统充分利用互联网的优势，达到了“让信息多跑路、让师生少跑腿”的目的，极大地方便了师生。资产系统与财务系统对接后，资产管理部门可及时甄别出已办理资产账尚未办理报销手续的设备、家具，便于督促催报。

　　信息化管理工具的充分运用，使账账不符、账实不符的“顽疾”得以解决，其带来的便利性也获得了全校师生的一致好评。但是，如何做好资产管理是个大课题，资产管理整改永远在路上。下一步，我们将充分利用信息化手段，做好资产管理系统与采购系统的对接工作，进一步实现资产采购、管理全流程数据化，以便未来为资产管理决策提供支持。

　　参考文献
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